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【お詫び】ふるさと納税ワンストップ特例制度における申告特例通知書の送付誤り

当市において、ふるさと納税のワンストップ特例制度に係る通知書について、事務処理過程において送付先自治体の確認作業を怠ったため、マイナンバーを含む特定個人情報を、本来通知すべきでない自治体に送付してしまいました。

寄附者の皆さまや関係自治体の皆さまに多大なご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

今後はこのような事態を二度と引き起こすことがないよう、事務手続きなどを見直すことで信頼回復に努めてまいります。

なお、本件につきましては、内閣府設置法に基づき設置された個人情報保護委員会に報告しました。

経緯

郵便番号で、通知書を送付する自治体を決定するシステムであったことと、郵便番号と住所の一致についてチェック作業を怠ったため、通知書を送付すべきでない自治体に送付しました。

ケース1

郵便番号と住所が一致していなかったため、誤った自治体に通知書を送付したケース

25人(21自治体)

正しい送付先:住所地である「神戸市」

誤った送付先:郵便番号で抽出した「札幌市」

ケース2

郵便番号と住所は一致していたものの、同一の郵便番号が同じ政令指定市内の異なる区に存在してたため、正しい区と誤った区の両方に通知書を送付したケース

64人(11自治体)

正しい送付先:住所地である「熊本市中央区」

誤った送付先:郵便番号で抽出した「熊本市東区」

 

ワンストップ特例制度

寄附者の皆さまが、ふるさと納税のワンストップ特例制度を利用し、住民税の寄附金税額控除の適用を受けるためには、「寄附金税額控除に係る申告特例申請書」(以下、「申請書」という。)を寄附先の自治体に提出する必要があります。

この場合、寄附を受けた自治体は、寄附者の住所地ごとに申請書をとりまとめ、「寄附金税額控除に係る申告特例通知書」(以下、「通知書」という。)を作成し、1月末までに寄附者住所地の自治体に送付しなければならないこととされています。

今回、通知書のあて先の確認作業を怠ったために、本来送付すべき自治体と異なる自治体に送付してしまいました。

 

対応

寄附者の皆様へ謝罪文書を送付しました。併せて、直接電話による謝罪と説明を行っているところです。また、誤って通知書を送付した自治体に説明文書を送付したうえで、通知書の破棄処分を依頼しました。併せて、第三者への情報流出の有無についても確認しているところです。

 

再発防止策

通知書の作成及び送付に当たっては、管理システムを既に改修し、そのチェック機能を十分に活用するとともに、複数人での目視による確認作業を徹底します。

 

 


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